Een document met persoonsgegevens, een offerte die nog niet rond is, of notulen die niet bij iedereen horen te belanden: soms wil je dat een Word-bestand niet zomaar te openen is. Word heeft daar meerdere opties voor, en ze beschermen lang niet allemaal even goed. In dit artikel zetten we ze op een rij — inclusief welke je moet hebben als je met persoonsgegevens werkt.
Optie 1: versleutelen met een wachtwoord (de echte beveiliging)
- Open het document en ga naar Bestand → Info.
- Klik op Document beveiligen en kies Versleutelen met wachtwoord.
- Typ een wachtwoord, klik op OK en typ het nog een keer ter bevestiging.
- Sla het document op. Vanaf nu vraagt Word bij elke keer openen om het wachtwoord.
Dit is de enige optie die het bestand daadwerkelijk versleutelt (met AES-256 in moderne versies). Zonder wachtwoord is de inhoud niet te lezen, ook niet als iemand het bestand hernoemt of met een ander programma probeert te openen.
Daar hoort één waarschuwing bij, en die is serieus: je wachtwoord is niet te herstellen. Microsoft heeft geen achterdeur. Raak je het kwijt, dan is het document weg. Zet het dus in een wachtwoordmanager, niet op een plakbriefje en zeker niet in het bestand ernaast.
Optie 2: alleen-lezen aanbevelen
Via Bestand → Info → Document beveiligen → Altijd als alleen-lezen openen krijgt de lezer bij het openen de vraag of het bestand alleen-lezen geopend mag worden. Die vraag kan met één klik genegeerd worden.
Dit is dus geen beveiliging maar een vriendelijke hint: “je hoeft hier niets in te wijzigen”. Prima voor een sjabloon dat collega’s per ongeluk overschrijven, nutteloos tegen iemand die er wél in wil.
Optie 3: bewerken beperken
Onder Controleren → Bewerken beperken kun je vastleggen wat er nog mag: alleen opmerkingen plaatsen, alleen formulieren invullen, of helemaal niets. Je kunt zelfs bepaalde delen vrijgeven voor specifieke personen.
Handig voor formulieren en voor documenten waar meerdere mensen in werken. Maar ook dit is geen versleuteling: wie het bestand naar een ander formaat omzet, omzeilt de beperking. Gebruik het voor structuur, niet voor vertrouwelijkheid.
Vergeet de verborgen gegevens niet
Dit is het punt dat het vaakst wordt overgeslagen. Een Word-bestand bevat meer dan wat je op het scherm ziet: de naam van de auteur, eerdere versies van tekst in bijgehouden wijzigingen, opmerkingen in de kantlijn, en soms verborgen tekst. Een document dat je “schoon” naar buiten stuurt, kan zo alsnog namen of interne discussie prijsgeven.
Ruim dat op vóór verzending: Bestand → Info → Controleren op problemen → Document inspecteren. Vink aan wat je wilt laten controleren en verwijder wat naar boven komt. Doe dit op een kopie, want verwijderde opmerkingen krijg je niet terug.
En als er persoonsgegevens in staan?
Staan er namen, adressen, burgerservicenummers, medische gegevens of personeelsdossiers in het document, dan valt het onder de AVG. Een paar praktische vuistregels:
- Versleutel het bestand als je het buiten je eigen organisatie verstuurt. Dat is optie 1 hierboven.
- Stuur het wachtwoord via een ander kanaal dan het document zelf. Wachtwoord in dezelfde mail zetten is hetzelfde als de sleutel onder de deurmat leggen.
- Deel liever een link dan een bijlage. Met OneDrive of SharePoint houd je toegang in eigen hand en kun je die later weer intrekken. Een verstuurde bijlage is voorgoed weg.
- Inspecteer het document op verborgen gegevens, zoals hierboven beschreven.
- Bewaar niet langer dan nodig. Een oud bestand vol persoonsgegevens op een gedeelde schijf is een risico zonder enig nut.
Veelgestelde vragen
Hoe haal ik het wachtwoord er weer af?
Open het document met het wachtwoord, ga naar Bestand → Info → Document beveiligen → Versleutelen met wachtwoord, wis het wachtwoord uit het venster en klik op OK. Daarna opslaan.
Werkt het wachtwoord ook in Word Online en op mobiel?
Versleutelde documenten kun je op mobiel en in de desktopversie openen met het wachtwoord, maar Word voor het web kan ze niet openen. Wie het bestand in de browser wil bewerken, moet de versleuteling er eerst afhalen — en dan is rechtenbeheer via OneDrive de betere route.
Kan ik een PDF op dezelfde manier beveiligen?
Ja. Kies bij Opslaan als → PDF voor Opties en vink “Document versleutelen met een wachtwoord” aan. Handig als de ontvanger geen Word heeft.
Verder leren
Staan er persoonsgegevens in het document, lees dan ook wat de AVG van een klein bedrijf vraagt. Voor de opbouw van een lang document is een automatische inhoudsopgave het handigst.
Wil je weten wat de AVG in de praktijk van je vraagt — welke gegevens je mag bewaren, hoe lang, en wat je moet doen bij een datalek? Het leerpakket Online privacy (AVG) legt het uit in gewone taal, zonder juridisch jargon. Voor Word zelf is er Word 365 van beginner tot pro.