De meeste mensen gebruiken ChatGPT als een betere zoekmachine, en houden daar een beetje teleurgesteld mee op. De winst zit ergens anders: in de klussen die je elke week doet en waar je geen zin in hebt. Hieronder staan tien manieren waarop ChatGPT op kantoor echt tijd bespaart, met concrete prompts die je kunt overnemen — plus de grenzen waar je op moet letten.
Eerst dit: waarom je antwoorden nu tegenvallen
Een vage vraag levert een vaag antwoord op. “Schrijf een mail over de vergadering” geeft precies wat je verdient. Goede prompts hebben vier dingen: een rol, de context, de opdracht en het gewenste formaat.
Dus niet “vat dit samen”, maar: “Je bent projectleider. Hieronder staan de notulen van ons overleg. Vat ze samen in maximaal 150 woorden voor collega’s die er niet bij waren, met daaronder een lijstje actiepunten met verantwoordelijke en deadline.”
Tien toepassingen voor je werkdag
1. Een lange mailwisseling samenvatten
“Hieronder staat een mailwisseling van acht berichten. Geef in vijf zinnen weer wat er is afgesproken, en noem apart welke vragen nog openstaan en bij wie.”
2. Een lastige mail schrijven
“Schrijf een vriendelijke maar duidelijke mail aan een klant die voor de derde keer te laat betaalt. Zakelijk van toon, niet verwijtend, met een concreet voorstel voor een betalingsregeling. Maximaal 120 woorden.”
3. Je eigen tekst laten aanscherpen
“Hieronder staat mijn tekst. Maak hem korter en duidelijker zonder de betekenis te veranderen. Behoud mijn toon. Geef aan wat je hebt weggelaten en waarom.” Dit werkt beter dan iets vanaf nul laten schrijven: het blijft jouw stem.
4. Een Excel-formule laten maken of uitleggen
“Ik gebruik Excel in het Nederlands. In kolom A staan datums en in kolom B bedragen. Geef me een formule die het totaal van de bedragen van deze maand berekent, en leg uit hoe hij werkt.” Vermeld er altijd bij dat je de Nederlandse versie gebruikt, anders krijg je Engelse functienamen die niet werken.
5. Een presentatie structureren
“Ik geef een presentatie van 15 minuten aan het MT over de resultaten van ons klanttevredenheidsonderzoek. Stel een opbouw voor in 8 dia’s, met per dia de kernboodschap in één zin.”
6. Je voorbereiden op een lastig gesprek
“Speel een klant die ontevreden is over onze levertijd. Ik oefen het gesprek. Blijf in je rol en reageer realistisch op wat ik zeg.” Daarna: “Stap uit je rol en geef me drie tips over hoe ik het beter had kunnen aanpakken.”
7. Rommelige aantekeningen ordenen
“Hieronder staan mijn losse aantekeningen van een werkoverleg. Zet ze om in een overzichtelijk verslag met kopjes, en maak een aparte lijst met actiepunten.”
8. Een tekst geschikt maken voor een andere doelgroep
“Herschrijf deze technische handleiding voor collega’s zonder IT-achtergrond. Vermijd jargon, en leg elk begrip uit dat je niet kunt vermijden.”
9. Een checklist maken van een procedure
“Zet deze procesbeschrijving om in een checklist die iemand kan afvinken, met per stap wie hem uitvoert.” Ideaal voor het inwerken van nieuwe collega’s.
10. Kritiek vragen op je eigen plan
“Dit is mijn plan. Wees streng: noem de drie zwakste punten en wat een criticus als eerste zou aanvallen.” De meeste mensen vragen om bevestiging. Vragen om tegenspraak levert meer op.
Drie regels die je moet aanhouden
- Geen persoonsgegevens of bedrijfsgeheimen in de gratis versie. Klantnamen, personeelsdossiers, medische gegevens, contractvoorwaarden: niet doen. Wat je invoert kan gebruikt worden om het model te trainen, tenzij je dat in de instellingen hebt uitgezet of een zakelijk abonnement hebt. Voor werken met persoonsgegevens gelden bovendien AVG-regels.
- Controleer feiten, altijd. ChatGPT verzint met overtuiging namen, cijfers, wetsartikelen en bronnen die niet bestaan. Als de uitkomst ertoe doet, controleer je hem bij de bron.
- Jij blijft verantwoordelijk. Wat jij verstuurt is jouw mail, jouw advies, jouw fout. Lees altijd na wat je doorstuurt.
Veelgestelde vragen
Is de gratis versie genoeg voor werk?
Voor tekst schrijven, samenvatten en meedenken kom je met de gratis versie een heel eind. Betaalde versies zijn sneller, verwerken langere documenten en hebben meer functies voor bestanden en analyse.
Kan ChatGPT Nederlands?
Prima. Stel je vraag gewoon in het Nederlands. Wel handig om er expliciet bij te zetten dat het antwoord in het Nederlands moet, als je een Engelse tekst meestuurt.
Wat is het verschil met Copilot?
Copilot zit ín je Microsoft 365-programma’s en kent je eigen bestanden, mails en agenda. ChatGPT staat daarbuiten en is sterker in vrij schrijven, meedenken en verkennen. Veel mensen gebruiken ze naast elkaar.
Verder leren
Werk je in Microsoft 365, dan doet Copilot in Excel hetzelfde soort werk maar dan binnen je eigen bestanden. Ga je met bedrijfsgegevens aan de slag, houd dan de AVG-regels in gedachten.
Wil je dit gestructureerd onder de knie krijgen, inclusief prompttechnieken en de valkuilen rond privacy? Kijk dan naar Slim werken met ChatGPT. Werk je met Microsoft 365, dan is de Copilot + ChatGPT Duo Pack de logische combinatie.